Gestion des clients
Grâce à la gestion informatisée de votre poste "clients" :
- Améliorez les services rendus à votre clientèle avec les comptes clients, cartes de fidélité, commandes, bordereaux de livraison et facturation.
- Connaissez mieux votre clientèle.
- Conseillez vos clients, aidez-les dans leurs recherches à l'aide de la base de données F.E.L dans LIBRISOFT.
- ...Et consacrez-vous enfin à l'accueil de vos clients, car les nombreuses tâches automatisées vous dégageront le temps nécessaire !
Les commandes clients et leur suivi
Il existe plusieurs méthodes pour passer des commandes clients.
La plus simple et la plus rapide est de passer par une recherche bibliographique qui vous indique sur la même fenêtre le prix de l’article, sa disponibilité ou encore sa date de parution (ainsi que son thème Dilicom et son "thème de rayonnage").
Une autre, notamment utilisée pour les commandes de livres scolaires, vous permet, suite à l’enregistrement d’une liste d’articles, de sélectionner ceux qui sont à mettre en commande pour le client puis d’enregistrer la commande.
Toute saisie dans le fichier "clients" vous permet de bénéficier de toutes les fonctionnalités liées à la gestion du fichier clients : carte de fidélité, suivi des achats, accusés de réception de commande par E-mail...
La recherche des commandes clients vous indique en quelques clics quel est l’état de la commande recherchée (pas reçue, livrée partiellement ou totalement).
Toujours en quelques clics, il vous sera possible de rechercher la commande fournisseur sur laquelle est présent l’article commandé par le client.
En cas de réception de commande fournisseur incomplète – reliquat – un document vous permet de prévenir le client de la raison du retard (article en réimpression, etc.).
Le fichier clients et ses extensions
L’enregistrement de commandes clients vous permet, lors de la réception des articles commandés, de préparer un E-mail d’accusé de réception.
Les autres fonctions, comme la séparation des clients "collectivités" et des clients de la caisse, la gestion de la vente par correspondance, le répertoire d'adresses postales et Email, le suivi des commandes, le suivi des réservations clients, le publipostage... sont accessibles à partir de la gestion du fichier clients.
Il est possible d’intégrer à LIBRISOFT un fichier clients existant grâce à un outil d’importation de fichier Excel. Nous pouvons aussi intégrer un fichier clients sous un autre format... nous consulter.
Gestion de la fidélité et des remises
Les cartes de fidélité sont attribuées ou non à des clients du fichier.
Les clients hors collectivité peuvent avoir une carte de fidélité, gérée automatiquement par la caisse de Librisoft. Une remise est déclenchée après un nombre de passages en caisse ou lorsqu’un montant d’achat est dépassé, selon la règle que vous aurez choisie.
Dans le cas de la fidélité client, les achats du client sont enregistrés sur sa fiche lors de la validation d’une opération de caisse.
Dans les autres cas, le client peut avoir une remise permanente ou une remise que vous enregistrez document par document (lors de la saisie d’un bordereau de livraison par exemple).
Traitements liés à une commande de collectivité
LIBRISOFT vous permet d’établir des devis clients soit à partir d'une liste prédéfinie dite "mémorisée", soit à partir d'une gestion des devis. Ces devis sont transformables ensuite en commandes client.
Les bordereaux de livraison sont gérés avec les remises spécifiques accordées au client concerné.
Dans le cas où une partie des articles proposés sur un devis accepté par le client sont isponibles en magasin, il est possible de les sortir du stock afin de les mettre de côté
pour ce client, en attendant la saisie d’un bordereau de livraison et sa facturation.
Plusieurs bordereaux de livraison peuvent être cumulés sur une facture récapitulative.
Ensuite, les articles contenus dans ces bordereaux de livraison sont retirés du stock en temps réel, et peuvent être réassortis.
La gestion des factures clients permet de suivre les règlements de ces factures et la gestion des clients permet de retrouver les factures non réglées pour un client donné.