La gestion de stock
Consultation
La fiche article reprend les informations du stock : stock disponible, stock réservé clients, stock "dépôt salon" (cette fonction permet de gérer les ventes effectuées sur les salons), stock en commande client et stock en commande fournisseur, stock minimum et maximum (seuil d’alerte).
Le stock disponible et le stock en commande (client et fournisseur) vous sont rappelées, quand c’est nécessaire, notamment en résultat de recherche bibliographique, dans la gestion de la réserve, lors du réapprovisionnement de stock ou dans le traitement des restes à livrer.
Une fonction d’état du stock par fournisseur permet de lister les articles en stock (Librairie et Para-librairie), par fournisseur, par éditeur et par article. Cette fonction calculée en temps réel vous permet ainsi de connaître le volume en stock ou encore la remise moyenne du stock par fournisseur.
En cas de perte ou de vol, il vous est possible de rectifier le stock donné par le logiciel à l’aide de la fonction de Gestion des écarts de stock.
L’analyse des mouvements de stock, une autre fonction aidant à cerner le stock et ses mouvements, vous permet, sur une période ou pour un article, de connaître les mouvements qui ont été enregistrés pour cet article ou sur la période choisie (vente, retour, etc.).
Valorisation et datation
Vous pouvez inscrire sur chaque fiche fournisseur la remise que ce dernier vous accorde (remise de base) et enregistrer sur cette même fiche, les exceptions des éditeurs pour lesquels vous avez une remise particulière.
Pour un article qui ne doit pas être valorisé avec la remise fournisseur classique, il vous est possible de passer outre ces règles et de définir une remise spéciale qui le suivra tout au long de sa vie dans le magasin.
LIBRISOFT vous permettra également de lister les articles présents en stock par date d’entrée, et d’afficher le calcul du prix d’achat qui avait été fait lors de la réception.
Cette analyse FIFO (pour "First In - First Out", "Premier Entré – Premier Sorti") permet à LIBRISOFT de considérer votre stock toujours le plus récent pour un article, en sortant du stock le plus ancien des exemplaires d’une référence (vente ou bordereau de livraison).
Cette fonction, accessible pour un article ou sur une période de réception, vous permet de connaître, outre la date et l’heure de réception, la remise fournisseur de chaque réception.
Gestion de la réserve
Le but de cette fonction est de permettre le réapprovisionnement des rayons du magasin depuis la réserve, le plus simplement et rapidement possible, sans être contraint de devoir générer des mouvements de stock comme s’il fallait gérer deux stocks différents dans Librisoft.
Pour cela, il suffit d’interroger la liste des articles vendus en caisse sur une période (de ... début ; à ... fin) en fonction de différents critères au choix : par fournisseur, par éditeur et par taux de TVA.
Ces ventes peuvent aussi être analysées par rayon ou par regroupement de rayons, et à partir d’une heure précise ou depuis le début de la première journée analysée.
Il est aussi possible d’afficher uniquement les articles vendus pour lesquels des exemplaires sont encore en stock.
Le résultat obtenu permet, pour chaque article vendu, de gérer le réapprovisionnement des rayons en fonction du stock disponible.
Gestion des offices et retours fournisseurs
Une fonction de Gestion des Offices permet, sur une période de réception et pour un ou plusieurs fournisseurs, de connaître les offices encore présents en stock ("Qté dispo") et de les comparer à la quantité réceptionnée ("Qté initiale").
L’affichage de ces offices laissera apparaître le rayon ("Catégorie" de LIBRISOFT), qui pourra être un critère de tri pour cet affichage ou encore pour l’impression.
Un lien direct avec la fiche article vous permet de retrouver les statistiques de vente, la date de parution ou le prix de l’article.
Cette liste d’articles peut ensuite être imprimée pour vous permettre de retirer les articles du stock et vous préparer au mieux à la saisie des retours.
La saisie des retours se fait pour un ou tous les fournisseurs : LIBRISOFT ventile par fournisseur les articles que vous saisissez. Il vous est possible, article par article, de saisir un motif de retour (erreur de livraison, article défectueux, autorisation de retour, etc.) et d’inscrire si le retour est un retour d’offices ou non.
Le bordereau de retour porte un commentaire (autorisation de retour par exemple) et si besoin, le numéro de colis ainsi que son poids.
Gestion des salons
Une fonction de LIBRISOFT permet de gérer vos manifestations pour lesquelles un stock est déporté.
Lors de la préparation de ce salon, les articles qui seront saisis pourront être retirés du stock disponible ou considérés comme réceptionnés d’une commande fournisseur. Vous réalisez ainsi une économie de temps en divisant la charge de travail.
De même, à la fin de cette manifestation, il vous sera possible de retourner les articles invendus directement sous forme de retour (la saisie est unique pour indiquer que l’article est invendu et retourne chez le fournisseur), ou de les remettre en stock disponible.
À la fin du salon, après l’enregistrement des encaissements par mode de règlement, le bordereau de salon pourra être imprimé pour indiquer article par article les quantités préparées, vendues, retournées au fournisseur et réintégrées en stock. Le résultat de la caisse sur ce salon sera joint à ce document. À la validation de ce salon, le chiffre d’affaires et les statistiques de ventes sont calculés.
